Anexo de Proteção de Dados (DPA)

Este Anexo integra o Contrato do Plano Equipe e regula o tratamento de dados pessoais pelo Pianus em nome da Contratante, nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 — LGPD). Os termos definidos no Contrato têm aqui o mesmo sentido. No que tratar de dados pessoais, este Anexo prevalece sobre o Contrato.

1. Papéis das partes

1.1. A Contratante é a controladora dos dados pessoais contidos nas conversas da equipe: as mensagens, os arquivos, os áudios e os documentos gerados nessas conversas. O Pianus é o operador desses dados e os trata somente em nome da Contratante (art. 5º, VI e VII, e art. 39 da LGPD).

1.2. O Pianus é controlador dos dados de conta de cada pessoa, dos dados de cobrança, dos registros de acesso e dos dados de segurança, que trata nos termos da Política de Privacidade.

1.3. A Contratante garante que tem base legal para os tratamentos que solicita, inclusive dos dados de terceiros (por exemplo, clientes ou colaboradores) que os membros incluírem nas conversas, e que informa os titulares quando a lei exigir.

2. Instruções da Contratante

2.1. O Pianus trata os dados das conversas da equipe somente para prestar o serviço contratado, conforme as instruções documentadas da Contratante. São instruções da Contratante este Anexo, o Contrato e as ações do administrador na plataforma, como convidar e remover membros, ativar ou desativar links públicos e cancelar a assinatura.

2.2. A exclusão das conversas da equipe de um membro que sai ou é removido, em até 24 horas, e a exclusão das conversas da equipe ao fim do prazo de suspensão (Contrato, cláusulas 6.3 e 7.2) são instruções da Contratante.

2.3. O Pianus avisa a Contratante se uma instrução, a seu ver, violar a LGPD.

3. O que o Pianus não faz com os dados da equipe

3.1. O Pianus não usa o conteúdo das conversas da equipe para treinar modelos de inteligência artificial, não o vende e não o usa para outros fins próprios.

3.2. A Contratante autoriza expressamente apenas estes tratamentos para a melhoria e a operação do serviço:

• o registro de que uma pergunta não encontrou a norma na base do Pianus, sem o texto da pergunta; o texto só é guardado quando o próprio membro pede a inclusão da norma;
• o cálculo diário da participação de cada membro no uso da franquia, mostrado só ao administrador;
• a medição do custo de processamento de cada solicitação, sem o conteúdo, para controlar a franquia.

3.3. O administrador não tem acesso ao conteúdo das conversas, dos arquivos ou dos documentos dos membros.

4. Dados e titulares

4.1. Titulares: os membros da equipe e as pessoas mencionadas nas conversas da equipe.

4.2. Dados: os que os membros enviam ao Pianus (texto, arquivos, áudios e links) e os que o Pianus gera a partir deles. A Contratante orienta os membros a não incluir dados pessoais desnecessários e, sempre que possível, a anonimizar dados de terceiros, em especial dados sensíveis.

5. Suboperadores

5.1. A Contratante autoriza o Pianus a usar os seguintes suboperadores, cada um sob contrato com obrigações de proteção de dados compatíveis com este Anexo:

• Amazon Web Services: infraestrutura em nuvem, autenticação (Amazon Cognito) e e-mail, com hospedagem no Brasil (São Paulo) e serviços de borda nos Estados Unidos;
• Google: modelos de inteligência artificial (API Gemini) e login com conta Google;
• Anthropic: modelos de inteligência artificial;
• OpenAI: transcrição de áudio;
• Serper: busca na web, quando a resposta exige pesquisa;
• Stripe: pagamentos e cobrança;
• Langfuse: observabilidade técnica, nos Estados Unidos, somente com identificadores e métricas técnicas, sem o conteúdo das mensagens.

5.2. O Pianus avisa o administrador por e-mail com 15 dias de antecedência antes de incluir ou substituir um suboperador. Se a Contratante se opuser por motivo razoável ligado à proteção de dados, pode cancelar o Contrato sem multa antes da mudança.

5.3. O Pianus responde perante a Contratante pelo cumprimento deste Anexo pelos seus suboperadores.

6. Transferência internacional

Alguns suboperadores tratam dados fora do Brasil, em especial nos Estados Unidos. Essas transferências são feitas com as garantias do art. 33 da LGPD, adotando as cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD (Resolução CD/ANPD nº 19/2024) ou outro mecanismo válido.

7. Segurança e confidencialidade

7.1. O Pianus adota medidas técnicas e organizacionais compatíveis com o padrão de mercado, entre elas: criptografia em trânsito e em repouso; controle de acesso por função; isolamento dos dados de cada equipe; registros de operação que não contêm o texto das mensagens nem dos documentos; e eliminação verificada dos dados no fim dos prazos deste Anexo.

7.2. As pessoas do Pianus com acesso a sistemas que contêm dados da equipe estão obrigadas a sigilo e só acessam o conteúdo quando necessário para prestar o serviço, cumprir a lei ou atender a pedido da Contratante.

8. Incidentes de segurança

O Pianus comunica à Contratante, em até 48 horas depois de tomar conhecimento, qualquer incidente de segurança que envolva dados das conversas da equipe, com as informações disponíveis sobre a natureza do incidente, os dados e os titulares afetados, as medidas adotadas e os riscos. A Contratante, como controladora, decide sobre a comunicação à ANPD e aos titulares, no prazo da Resolução CD/ANPD nº 15/2024, e o Pianus colabora com as informações de que dispuser.

9. Direitos dos titulares

9.1. Os pedidos dos titulares sobre dados das conversas da equipe são dirigidos à Contratante. O Pianus encaminha à Contratante os pedidos que receber sobre esses dados e a auxilia, na medida do possível, a responder.

9.2. Os pedidos sobre dados de conta, de cobrança e de registros são respondidos pelo Pianus como controlador, pelo e-mail privacidade@pianus.com.

10. Retenção e eliminação

• Conversas da equipe de um membro que sai ou é removido: ocultas na hora e apagadas em definitivo em até 24 horas, com arquivos, documentos gerados e links públicos.
• Conversas da equipe depois da suspensão ou do fim da assinatura: ocultas por 30 dias e apagadas em definitivo ao fim desse prazo, salvo reativação.
• Cópias de segurança: os dados apagados deixam as cópias de segurança no ciclo normal de renovação delas, de até 35 dias.
• Áudios de ditado: até 90 dias. Cache temporário de arquivos no provedor de IA: até 47 horas.
• Registro das ações de administração e histórico de participação dos membros (identificadores, datas e contagens, sem conteúdo): 2 anos. A linha de um membro removido fica visível ao administrador por 90 dias.
• Registros de acesso: 6 meses (Marco Civil da Internet). Dados fiscais e de cobrança: pelos prazos legais.

As conversas pessoais dos membros (iniciadas fora da participação na equipe) não são dados da Contratante e seguem a Política de Privacidade.

11. Término

Com o fim do Contrato, os dados das conversas da equipe são eliminados nos prazos da cláusula 10. O Pianus não devolve esses dados à Contratante; ela mantém por conta própria as cópias de que precisar (Contrato, cláusula 6.4).

12. Comprovação

O Pianus disponibiliza à Contratante, mediante pedido razoável e no máximo uma vez por ano, as informações e a documentação necessárias para comprovar o cumprimento deste Anexo. Inspeções presenciais dependem de acordo entre as partes.

13. Responsabilidade

Cada parte responde pelos danos que causar por violação da LGPD ou deste Anexo, nos termos dos arts. 42 a 45 da LGPD. O Pianus responde solidariamente quando descumprir a LGPD ou as instruções lícitas da Contratante.